Mötesprotokoll – mall för föreningens möten

Ett protokoll är beviset på vad mötet kom fram till. Inte vad någon tyckte, inte hur diskussionen gick, utan vad som faktiskt beslutades. Det märks sällan när det skrivs och alltid när det saknas. Ett halvår senare undrar någon varför styrelsen sa nej till en utgift, och då är det protokollet som har svaret.

Det är oftast sekreteraren som för protokollet. Skriv inte ned allt som sägs. Skriv ned besluten, vem som fick i uppdrag att göra vad, och de fakta som ledde fram till beslutet. Mallen nedan följer en vanlig dagordning, så att besluten hamnar under rätt punkt.

Mall: Mötesprotokoll

Paragraftecknet (§) numrerar besluten löpande och gör dem lätta att hänvisa till. "Enligt § 5 i protokollet från mars" är tydligare än "ni vet, det där vi pratade om i våras". Skriv beslutet i klartext: vad, vem och när. Ett beslut utan ansvarig person rinner ofta ut i sanden.

Vid omröstning räcker det inte att skriva att frågan gick igenom. Skriv hur det gick: antal röster för, emot och nedlagda. Då går utgången att kontrollera i efterhand. Ett årsmötesprotokoll ska dessutom alltid få med beslutet om ansvarsfrihet och vilka som valdes till styrelsen.

Vanliga misstag

• Protokollet återger diskussionen ord för ord men glömmer själva beslutet. Det är beslutet som är poängen. Diskussionen kan sammanfattas i en mening.
• Ingen justerare utses. Justeraren intygar att protokollet stämmer med vad som hände, och utan justering är protokollet lätt att ifrågasätta.
• Protokollet blir liggande i flera månader. Skriv rent det inom någon vecka, medan minnet är färskt och justeraren minns mötet.

I praktiken: I Föreningsmappens Dokument & filer skriver du protokollet från en färdig protokollmall och sparar det bland föreningens övriga dokument, så att besluten går att hitta år senare. Justeraren kan signera dokumentet digitalt.

Hör ihop med: Sekreterare · Justerare · Dagordning · Årsmöte · Ansvarsfrihet · Votering