Sekreterare

Den i styrelsen som för protokoll vid mötena och ser till att besluten finns nedskrivna och sparade.

Sekreteraren lyssnar och skriver. Inte ord för ord, utan det som spelar roll: vilka beslut som faktiskt fattades. Allt som sägs på ett möte behöver inte ner på papper, men varje beslut ska protokollföras, annars finns det ingen som vet vad man kom överens om när frågan kommer upp igen ett halvår senare. Sekreteraren ansvarar också för att protokollen arkiveras på ett vettigt sätt.

Rollen sträcker sig längre än mötesrummet. Ofta är det sekreteraren som skriver verksamhetsberättelsen, den text som sammanfattar vad föreningen faktiskt gjort under året och som läggs fram på årsmötet. I många föreningar sköter sekreteraren dessutom kontakten med myndigheter och samarbetspartners.

Ett bra protokoll märks först när det behövs. Någon undrar varför styrelsen sa nej till en utgift för två år sedan. Då räddar en tydlig anteckning hela diskussionen.

Hör ihop med: Protokoll · Verksamhetsberättelse · Dagordning

I praktiken: I Föreningsmappen skrivs och sparas protokollen under Dokument & filer och går att söka i, så inget beslut försvinner i en gammal mejlkorg.