Kallelse till årsmöte – mall

Kallelsen är inbjudan till föreningens viktigaste möte. Den ska ut i god tid, för medlemmarna ska hinna läsa handlingarna, tänka efter och bestämma sig för om de vill dit. En kallelse som kommer för sent kan dessutom göra hela årsmötet ogiltigt, så det här är en av få saker i föreningslivet där datumet faktiskt spelar roll.

Hur lång tid i förväg kallelsen måste gå ut står i föreningens stadgar. Två till fyra veckor är vanligt. Slå upp er egen siffra innan ni sätter datumet. Det är den som gäller, inte mallen.

Mall: Kallelse till årsmöte

Tre saker måste finnas med, annars är kallelsen ofullständig: tid, plats och vilka ärenden som ska tas upp. Det sista löser man enklast genom att bifoga dagordningen. Skriv också ut sista datum för motioner, så att medlemmarna hinner lämna in sina förslag i tid. Kommer en motion in efter det datumet behöver årsmötet inte behandla den.

Tänk på att handlingarna ofta ska ut samtidigt med kallelsen, eller senast en viss tid innan mötet. Det är svårt att ta ställning till verksamhetsberättelsen och ekonomin om man ser dem först när man sätter sig i lokalen. Även den tidsgränsen brukar stå i stadgarna.

Vanliga misstag

• Kallelsen går ut för sent. Räkna baklänges från mötesdagen med stadgarnas kallelsetid, så att marginalen finns.
• Man glömmer skriva ut sista datum för motioner. Då vet medlemmarna inte när deras förslag måste vara inne, och årsmötet kan tvingas avvisa sena motioner.
• Handlingarna kommer först på plats. Verksamhetsberättelse, ekonomi och valberedningens förslag bör skickas i förväg så att medlemmarna kan läsa dem hemma.

I praktiken: I Föreningsmappens Utskick mejlar du kallelsen till hela medlemsregistret eller en grupp på en gång, med länk till dagordning och handlingar, och ser efteråt vilka mejl som gick fram och vilka som studsade.

Hör ihop med: Kallelse · Årsmöte · Dagordning · Motion · Stadgar · Verksamhetsberättelse