Protokoll

Den skriftliga minnesanteckningen från ett möte, som visar vad som beslutades.

Ett möte utan protokoll är ett möte som aldrig hänt. Ord försvinner, minnen drar isär, och om ett halvår vet ingen om föreningen sa ja eller nej. Protokollet håller fast besluten. Det är sekreteraren som skriver det, och det följer mötets dagordning punkt för punkt.

Det finns två sorter. Ett beslutsprotokoll antecknar bara de beslut som fattades. Ett diskussionsprotokoll är mer utförligt och beskriver hela samtalet på vägen dit. De flesta små föreningar klarar sig gott med beslutsprotokoll. Det viktiga är att det går att läsa ut vad som faktiskt bestämdes, vem som valdes och vilka belopp det gällde.

Säg att frågan om ny avgift dyker upp igen nästa år, och åsikterna går isär om vad som egentligen beslutades. Då hämtar man förra årets protokoll. Det som står där gäller. Därför ska protokollet skrivas snart efter mötet, medan allt är färskt, och sedan justeras innan det är klart.

Hör ihop med: Justerare · Sekreterare · Dagordning

I praktiken: I Föreningsmappen skrivs och sparas protokollen under Dokument & filer och går att söka i, så förra årets beslut är framme på sekunder när frågan kommer tillbaka.