Bokföring för icke-ekonomer

Du blev kassör för att ingen annan räckte upp handen. Nu sitter du med en plastmapp full av kvitton, ett kontoutdrag och en knut i magen. Ska det här verkligen vara så krångligt?

Nej. För en liten förening är bokföring i grunden enkelt. Du skriver ner vad som kommer in och vad som går ut, sparar lappen som styrker varje siffra, och summerar en gång om året. Det är hela hemligheten. Allt annat är detaljer ovanpå.

Den här guiden tar dig från den första verifikationen till ett enkelt bokslut, utan ekonomispråk som låser sig.

Behöver vi ens bokföra?

Många i en liten förening tror att de slipper. Det stämmer ofta inte, men det är heller inte hela bilden.

En ideell förening blir bokföringsskyldig enligt bokföringslagen om värdet av tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kronor, om den driver näringsverksamhet, eller om den är moderföretag i en koncern. Den vanliga lilla föreningen, med en kassa på några tusen och inga affärer, faller alltså ofta utanför den formella plikten.

Men sluta inte läsa här. För medlemmarna har gett styrelsen förtroendet att förvalta pengarna, och på årsmötet ska de kunna se exakt vad som hänt och utkräva ansvar. Det går inte om kvittona ligger i en skokartong. Så även när lagen inte tvingar dig sköter du ekonomin ordnat och riktigt ändå. Skillnaden är bara att du gör det för medlemmarnas skull, inte för Skatteverkets.

Mer om gränserna i Bokföringsskyldighet.

Verifikationen är allt. Börja där.

Glöm debet och kredit för en stund. Det första du behöver förstå är verifikationen, och den är enklare än ordet låter.

En verifikation är helt enkelt underlaget som bevisar att en affärshändelse har inträffat. Kvittot från inköpet. Fakturan ni skickade. Kontoutdraget som visar att medlemsavgiften kom in. Varje krona som rör sig ska ha ett papper bakom sig.

En verifikation ska innehålla när den upprättades, när affärshändelsen skedde, vad det gällde, beloppet, och vem motparten var. Du numrerar dem löpande, ett, två, tre, och så vidare. Numret är klistret. Det binder ihop siffran i din kassabok med pappret i pärmen, så att vem som helst kan följa tråden baklänges.

Ta ett exempel. Föreningen köper fika till årsmötet för 340 kronor. Kvittot blir verifikation nummer 14. Du skriver in raden i kassaboken: vernr 14, datum, "fika årsmöte", 340 kronor ut. Sen lägger du kvitto 14 i pärmen. Klart. Det är så enkelt det får vara.

Läs mer i Verifikation.

Kassaboken: din enda riktiga bok

För en liten förening behöver bokföringen inte vara mer än en kassabok. Ett kalkylark, eller till och med ett rutigt häfte, där du för in varje händelse i datumordning.

Du behöver i praktiken fyra kolumner: datum, verifikationsnummer, en kort text om vad det gäller, och beloppet. Pengar in på ena sidan, pengar ut på den andra. Lägg gärna till en kolumn för saldot, så ser du i realtid hur mycket som finns kvar i kassan. Det är samma princip som din egen hushållsbudget, fast för föreningen.

De flesta små föreningar bokför enligt kontantmetoden. Det betyder att du bokför när pengarna faktiskt rör sig, alltså när de landar på kontot eller lämnar det, inte när fakturan skrevs. För dig som inte är ekonom är det den enkla vägen, för då följer bokföringen kontoutdraget rad för rad. Stämmer kassaboken med kontot vid årets slut har du gjort rätt.

Vill du gruppera utgifterna snyggare kan du luta dig mot BAS-kontoplanen, en färdig standard för vilka konton som finns. Men tvinga dig inte in i den för tidigt. En fungerande kassabok med begripliga texter slår en halvförstådd kontoplan varje gång.

Spara allt i sju år

Det här är regeln folk glömmer, så lägg den på minnet. All räkenskapsinformation ska sparas i sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret tog slut.

Kvitton, kontoutdrag, kassabok, bokslut, allt. En märkt pärm per år och en hylla räcker långt. Skannar ni in kvitton digitalt går det bra, men ha ett system så att inget försvinner när den gamla kassören lämnar över till nästa. Tomma luckor i bokföringen är svåra att laga i efterhand.

Bokslutet: summan av året

När räkenskapsåret är slut summerar du. För en liten förening landar det oftast i ett förenklat årsbokslut.

Ett förenklat årsbokslut får upprättas av föreningar vars nettoomsättning, plus bidrag, gåvor, medlemsavgifter och liknande intäkter, normalt uppgår till högst tre miljoner kronor. Nästan varje liten förening ryms med god marginal under det taket. Reglerna finns i K1-regelverket, BFNAR 2010:1.

Bokslutet består av två delar. En resultaträkning, som visar årets intäkter minus kostnader och alltså om föreningen gick plus eller minus. Och en balansräkning, som visar vad föreningen äger och är skyldig på bokslutsdagen, framför allt hur mycket som finns i kassan och på kontot.

Har du fört kassaboken löpande är det här mest ett pusslande. Du sorterar årets rader i några högar, intäkter och kostnader, summerar varje hög, och för in summorna. Det jobbiga är inte själva bokslutet. Det jobbiga är att komma ikapp ett helt år i januari för att man sköt upp det. Bokför lite löpande, så blir bokslutet en eftermiddag i stället för en mardröm.

Fördjupning i Bokslut.

I praktiken i Föreningsmappen

I Föreningsmappen för du in varje verifikation i Kassabok direkt när den dyker upp, med kvittot bifogat, så att underlag och bokförd rad hänger ihop på ett ställe. Under Rapporter får du en resultat- och en balansrapport som räknas fram ur raderna, och vill du borra ner i en enskild post finns en huvudbok att följa. När året är slut tar du ut en SIE-fil och lämnar över till den som gör bokslutet. Men håll förväntningarna rätt: Kassabok är en kassabok med rapporter och SIE-export, inte ett fullständigt bokföringsprogram. Ingen moms, ingen periodisering, inget bokslut som görs åt dig.

Läs vidare

Vill du förstå rollen bakom siffrorna, börja med Kassör. Sätt ramen för året med en Budget. Och gräv djupare i de tre byggstenarna: Verifikation, Resultaträkning och Balansräkning.