Verifikation

Underlaget som styrker en ekonomisk händelse: kvittot, fakturan eller kontoutdraget bakom en post i bokföringen.

Varje gång pengar rör sig i föreningen ska det finnas ett papper som bevisar det. Köpte ni fika till årsmötet finns ett kvitto. Betalade en medlem sin avgift syns det på kontoutdraget. Det underlaget är verifikationen, och utan den hänger siffran i bokföringen i luften.

I praktiken går det till så här. Underlaget får ett verifikationsnummer, numret skrivs på pappret, och pappret sätts in i en pärm i nummerordning. Bokför man post 47 i grundboken vet man alltid var kvittot ligger: i pärmen, under 47. När revisorn sedan vill kontrollera en utgift är det den kedjan som följs, från siffra till papper.

Samla verifikationerna löpande, inte i en hög som ska redas ut i mars. En skokartong full med kvitton är den vanligaste mardrömmen för en nyvald kassör, och den går att undvika genom att numrera direkt.

Hör ihop med: Kassör · Bokföringsskyldighet · Bokslut

I praktiken: I Föreningsmappen bifogar ni kvittot till rätt post i Kassaboken, så verifikationen och bokföringen alltid hänger ihop.